Le problème, ce n’est pas Excel

Le scénario se répète d’une usine à l’autre. On arrive, on fait un diagnostic, et sur ce point on est plutôt bon : venir de l’extérieur donne un œil, on voit des choses, on sait produire un plan d’action et former les équipes qui en ont besoin. Puis, au bout de quelques semaines, il faut bien mettre tout cela en place et le suivre. Et ça finit par un fichier. Dans la quasi-totalité des cas, un fichier Excel.

Longtemps, c’était le seul moyen rapide d’avoir de la donnée et de mesurer quelque chose. Or on sait que le progrès ne se maintient pas sans mesure : il faut pouvoir mesurer ce progrès et l’animer.

On pourrait en conclure qu’Excel est le problème. Je ne le crois pas.

Le vrai problème, c’est que personne n’a envie de remplir ce fichier. Personne n’a envie d’y passer du temps. Sur le terrain, c’est compliqué : la saisie arrive toujours en plus du travail, jamais dedans. Alors elle se fait en retard, de mémoire, ou pas du tout.

Quand je refais le tour de mon expérience, ce n’est jamais l’analyse qui a manqué. C’est la donnée. Et quand je dis une donnée facilement accessible, j’entends une donnée qui ne demande aucun effort. Comme toute chose simple, c’est difficile à obtenir.

Il faut aussi qu’elle soit juste. Une donnée à laquelle on croit. La difficulté n’est pas d’avoir des données, c’est d’avoir confiance en elles. Sur certaines missions, on passait plus de temps à discuter de « est-ce que ce chiffre est juste ? » que de « qu’est-ce qu’on en fait ? ». C’est presque intolérable.

Car tout problème a une existence physique dans l’atelier. Les problèmes de stock, vous les voyez : il y a du stock. L’état de la maintenance, vous le lisez dans l’environnement en quelques minutes. Avec l’habitude, on développe un œil. Mais voir n’est pas démontrer. Tant qu’on n’a pas la donnée, on reste sur du jugement, pas sur des faits, et un jugement se discute sans fin.

C’est là que tout se joue. En PME industrielle, on a toujours fait comme ça, et globalement ça marche. Plus ou moins bien, mais ça marche. Il n’y a donc pas de crise qui force la décision : il y a une prise de conscience à provoquer. Et une prise de conscience se provoque avec des faits, pas avec une impression.

Une fois la mesure en place, la boucle s’installe d’elle-même : les données révèlent toujours le prochain problème. La mesure et l’analyse font apparaître des opportunités, les opportunités deviennent des chantiers, et les chantiers produisent à leur tour de la donnée.

Ce qui a changé récemment, c’est le coût d’accès à cette donnée. Avant, il fallait interroger l’ERP, et la base n’était pas toujours accessible. Il fallait savoir écrire des requêtes, exporter vers un tableur, croiser les tableaux. C’était long, et cela supposait quelqu’un qui sache le faire. Aujourd’hui, la même question se pose en langage naturel : le taux de panne de telle machine sur les trois dernières semaines, et le système rend l’historique, le graphique et la lecture qui va avec. C’est un outil qu’on peut mettre entre les mains de ceux qui en ont besoin, au moment où ils en ont besoin, sans attendre que quelqu’un soit disponible.

Reste par où commencer. Pas par le système complet. Par le strict minimum : le recueil de l’information, et quelques outils d’analyse. On implémente ensuite les fonctions au fur et à mesure du besoin réel, et non du besoin qu’on imagine avoir un jour. C’est ce qui distingue une mesure qui tient d’un fichier de plus que personne ne remplit.